エクセル

エクセルの基本

エクセルは、オフィス系(事務系)アプリケーションでとても重要なアプリケーションです。出来ることもたくさんあって、以下の用途で利用することができます。

• 文書作成
• 図形作成
• 表作成
• 計算（関数）
• グラフ作成
• データベース
• プログラミング（VBA）

特に上級者になった時に、プログラミングができる。という部分がとても重要で、熟練すれば、簡単な業務アプリケーションを自分で作ることができます。エクセルはあらゆる業務で頻繁に使われているため、大きな会社だとエクセルのプログラムができる専門の人を雇い、各部門の業務を自動化したり便利にするために重宝されます。

エクセルの部品

エクセルは、基本的に1ファイル(ブック)となっており、ブックの中には複数のシートがはいっています。シートの中には、セルというマス目があり、このマス目にいろんなデータを入れます。

ブック

おおざっぱに言えば、ブック=ファイルといってしまってもOKです。その中にシートが複数あります。

例えば、家計簿を考えてみましょう。

家計簿を考えて、どんな感じなら便利でしょうか?

例えば、1年分のデータを管理したい場合、2019年家計簿、2020年家計簿などとなると思います。これがエクセルの1ファイルになります。2019家計簿(エクセル1ファイル)、2020家計簿(エクセルファイル)というようなイメージです。

ファイルは1年単位で作成し、この中に1月から12月のデータを収めれば使い勝手がよさそうです。そして、4年に1度うるう年で、2月の日数が違いますが、基本的には一つファイルを作れば、それをコピーして使いまわせば簡単に翌年分のデータの元を作ることができます。

シート

引き続き、家計簿を考えてみましょう。1月から12月のデータをどのように管理したら良いでしょうか?

エクセルでは、ブックの中にシートがあります。これは、分かりやすく言うと、ノートや本をイメージしてみてください。ノートや本にはページがありますよね。このページがシートに当たります。

スケジュール帳や、家計簿を見たことがある人はそのままイメージすれば、、、見開きで、1月のページ、2月のページ、3月のページ、、、、といったように各月が1ページに書かれていますよね。エクセルもそのままのイメージで作ることができます。

シートはコピーができますので、1月分を作って、2月分、3月分という感じでコピーしていき、30日(28日)と31日で交互に作っていくと1年分の家計簿の元があっという間にできます。

セル

引き続き家計簿で考えてみましょう。セルは、シートの中にあるマスの事です。

セルにはあらゆる文字データが入ります。入力した内容を、数値として扱うのか、文字列として扱うのか、や文字のサイズ、色、インデント(左寄せ、中央寄せ、右寄せ)の設定など、様々な設定ができます。さらに、セルに入力した文字(数値)同士で計算させたり、色んなことができます。

家計簿でいうと、1日～30日(28日)、31日までの日付が入ったり、その日の収入、支出、備考などを入力する欄を作成し、実際のデータを入力するイメージになります。

さらに、月トータルの収入合計、支出の合計、月の収支合計などを、自動計算させたりすることができます。

オブジェクト

エクセルのシートには、セルの他に、様々なオブジェクトを配置することができます。

オブジェクトはたくさん種類があり、画像や、図形、グラフなどがあります。また、ピボットテーブルなど、たくさんの便利な機能があります。こういった機能を駆使することでプレゼン資料の元データを作ったりすることも可能です。

作成したデータは、同じOffice製品である、Wordや、PowerPointといった製品と連携できますので、エクセルで作成したデータをもとに、文書や論文を書いたり、プレゼン資料として利用したりと、エクセルを覚えると仕事の幅が広がります。

関数

エクセルを業務利用上必須のアプリケーションに押し上げた機能として、関数というものがあります。関数とは、英語でいうとFunctionの事で、特定の条件を与え、一定の処理をさせる事を言います。例えば、足し算を考えます。5+6=答えは、11ですよね。

これを、関数風に書いてみると、、、

足し算(5,6)

の様なイメージになります。

この場合、足し算が、関数になります。かっこの中の５や6の数字は、引数と言います。

足し算関数を日本語で書くと、与えた2つの引数を足し算しなさい。。となります。

この関数ですが、実際の引数(先ほどの例だと、５や6)は、実体の数字ではなくて、セルの場所を指定することができます。

例えば、足し算(一番左上のセル、その下のセル)のように書いてしまえば、、以下のように自動で計算された答えが表示されます。一度関数を設定してしまえば、数字が変われば自動的に答えとなる値が表示されるようになっています。

左上のセル	その下のセル	関数が書いてあるセル
5	6	11
7	10	17
1	2	3

 

家計簿の例で考えてみましょう。

エクセルの関数でsum関数というのが有名です。どういう関数かというと範囲を指定して、その範囲の合計を出す。というものです。家計簿でいうと収支合計などに利用できます。以下のイメージになります。

	A	B	C	D	隣の(D)列の関数実体
１	日付	収入	支出	日トータル
２	１	500	100	+400	引き算(B2，C2)
３	２		50	-50	引き算(B3，C3)
４	３	1000	500	+500	引き算(B4，C4)
５	４		200	-200	引き算(B5，C5)
･･･	・・・				引き算(B･･･，C･･)
29	30	300	100		引き算(B29，C29)
30	31	200	100		引き算(B30，C30)
31					引き算(B31，C31)
32	合計	2000	1050	950	引き算(B32，C32)

上の表はそのままエクセルのシートと考えてください。

青字のA～Dのアルファベットは、セルの列を指定する住所の一部と思ってください。

青字の１～32は同じくセルの行を表していてセルの住所の一部です。

将棋の番面などと同じかんがえかたで、A1と書いてあれば、そこには”日付”という文字が入力されていることがわかります。同じ要領で、、、B2には、、どんな値が入っているでしょうか?

そうです。。500ですね。。このようにセルの住所(場所)は、列の番号と行の番号を将棋の番面の様な表現方法で指定することができ、関数にはこのセルの番地を指定することができる。というのが、エクセルの強みなのです。

ここでB32にはどんな関数が入っているかわかりますか?B32は、月(1日～31日)の収入のトータル値が入っています。このトータル値は、エクセルのsumという関数で実現できます

関数のしてい方法は、sum(集計の始める場所,終わりの場所)です

つまり、、B32には、sum(B2,B30)という関数が設定されています。

意味は、B2～B30までの合計を入力する。という内容になっています。

 

いかがでしょうか?こういった便利な関数たくさんあるのでエクセルは業務ソフトに欠かせないソフトになっているのです。

VBA

エクセルをさらに便利にしている機能にVBAという機能があります。これは簡単に言うとプログラミング言語になります

数多くあるプログラミング言語の中で一番業務に身近で、覚えやすいといっても過言ではないくらいとても優れた機能、ツールです。

例えば、ボタンを押すだけで、月の収支データを入力し、印刷したり、インターネットから情報をダウンロードして、何等かしらの操作をしたりといった人が行っている業務を自動化できたりします。

この機能は強力でとても便利です。VBAを使いこなせば事務職で重宝されることは間違いありません。内容については難しくなってしまうので、割愛しますが、個別にご要望がありましたらサービスにてレクチャーします。

 

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